En bref : pour une petite structure, remplacer son serveur par SharePoint et OneDrive se fait en six temps : état des lieux, analyse antivirus, copie des fichiers, reprise des messageries et des archives, regroupement des comptes, puis sécurisation. On continue à travailler depuis l’Explorateur Windows, sans VPN. APE Conseil, partenaire Microsoft à Rillieux-la-Pape, réalise cette migration sur devis, à partir de 499 € HT pour un projet simple comme la reprise d’une messagerie, et assure ensuite l’infogérance à partir de 35 € HT par poste et par mois, à distance, à Lyon et partout en France.
Un serveur loué il y a des années, un VPN à lancer chaque matin, des messageries éparpillées chez plusieurs hébergeurs, des comptes Microsoft 365 qui se sont empilés : cette situation est fréquente dans les petites équipes, surtout quand tout le monde travaille à distance. Cabinets de conseil, de gestion de patrimoine, professions libérales : les données y sont souvent sensibles et personne n’a le temps de s’en occuper. Voici comment tout reprendre proprement, ce qui peut bloquer et ce que cela coûte.
Pourquoi quitter son serveur maintenant ?
Pour trois raisons concrètes. D’abord le calendrier : selon le cycle de vie publié par Microsoft, le support étendu de Windows Server 2016 se termine en janvier 2027. Au-delà, ce système ne reçoit plus de correctifs de sécurité dans le cadre du support standard, et il faut donc migrer ou prévoir une autre solution. Ensuite l’usage : quand toute l’équipe est en télétravail, un serveur joint par VPN ajoute une étape et un point de panne à chaque ouverture de fichier. Enfin l’entretien : un serveur peu suivi depuis des années demande une reprise soignée, qu’on le garde ou non.
Migrer n’est pas la seule voie. Si vos applications l’exigent, notre guide serveur, virtualisation ou cloud présente les autres options.
SharePoint et OneDrive peuvent-ils remplacer le serveur ?
Oui, si le serveur sert surtout à stocker et à partager des documents. SharePoint devient le disque commun de l’équipe, avec des droits par dossier ou par site. OneDrive reste l’espace personnel de chacun. Les fichiers d’équipe vont dans SharePoint, pour qu’ils ne partent pas avec une personne qui quitte l’entreprise. Le détail de ces outils est dans notre page Microsoft 365 pour les PME.
Le stockage suffit-il ?
Dans la plupart des petites structures, oui. Microsoft indique 1 To de stockage SharePoint par organisation, plus 10 Go par licence achetée, sans compter le OneDrive de chaque utilisateur. Avec 3 licences, cela fait environ 1 To partagé : quelques centaines de gigaoctets y tiennent largement.
Dans quels cas le serveur reste-t-il nécessaire ?
- Un logiciel métier ou une base de données tourne dessus. Il ne suffit pas de copier ses fichiers : il faut voir avec l’éditeur s’il existe une version en ligne ou un hébergement adapté.
- Le nombre de fichiers est très élevé. Microsoft recommande de ne pas synchroniser plus de 300 000 fichiers sur un poste, toutes bibliothèques confondues. Au-delà, il faut organiser les accès autrement.
- Des fichiers très volumineux sont modifiés en permanence. Ils se synchronisent mal et méritent un examen à part.
Peut-on garder l’Explorateur Windows ?
Oui. L’application de synchronisation OneDrive fait apparaître les bibliothèques SharePoint dans l’Explorateur, comme un dossier ordinaire. Microsoft propose deux méthodes : le bouton « Synchroniser » et le raccourci « Ajouter un raccourci à OneDrive », qu’il recommande quand il est disponible. Le raccourci suit l’utilisateur d’un appareil à l’autre, alors que la synchronisation est liée à un poste.
Pour des utilisateurs non techniques, le changement reste donc limité : ils retrouvent leurs dossiers au même endroit et n’ont plus de VPN à lancer. Il faut simplement utiliser une seule méthode par bibliothèque et prévoir un court accompagnement au démarrage.
Comment se déroule la migration des fichiers ?
- État des lieux. Volume, arborescence, droits d’accès, doublons, fichiers obsolètes et applications qui dépendent du serveur. Si un schéma de l’infrastructure existe déjà, le travail va plus vite.
- Analyse antivirus. Tous les fichiers sont analysés avant de partir vers le cloud (voir ci-dessous).
- Nettoyage. Certains caractères et noms sont refusés, comme
" * : < > ? / \ |, et le chemin complet d’un fichier ne peut pas dépasser 400 caractères. Autant le traiter avant la copie. - Nouvelle organisation. Quels sites, quelles bibliothèques, qui a accès à quoi. C’est le bon moment pour simplifier.
- Copie d’essai, puis copie complète. Le SharePoint Migration Tool, outil gratuit de Microsoft, prend en charge les partages de fichiers. Une dernière passe reprend ce qui a changé entre-temps.
- Contrôle et bascule. On compare le nombre et le volume des fichiers, on fait valider par les utilisateurs, puis on installe les accès sur les postes.
- Arrêt du serveur. Il reste consultable le temps de vérifier que rien ne manque, puis on l’arrête une fois la sauvegarde des données contrôlée.
Pourquoi analyser les fichiers avant de les envoyer ?
Parce qu’une infrastructure peu entretenue peut contenir des fichiers infectés depuis longtemps, et qu’il vaut mieux ne pas les transporter. SharePoint et OneDrive ont bien un moteur antivirus, mais Microsoft précise que tous les fichiers ne sont pas analysés automatiquement : le moteur choisit ceux qu’il examine. L’analyse préalable, sur le serveur, reste donc une précaution utile, et elle laisse une trace de ce qui a été contrôlé.
Comment reprendre les messageries et les archives ?
La méthode dépend de l’hébergement de départ. Microsoft documente plusieurs voies selon qu’il s’agit d’Exchange ou d’une autre messagerie. Quand les boîtes sont réparties chez plusieurs hébergeurs, on les traite une par une, avec une date de bascule préparée à l’avance : c’est le changement des enregistrements DNS du domaine qui dirige le courrier vers la nouvelle boîte.
Comment rendre les archives disponibles dans Outlook ?
Les anciennes archives sont souvent des fichiers PST. Le service d’import de Microsoft les dépose dans la boîte principale ou dans la boîte d’archive de chaque utilisateur, et il peut les placer dans un dossier dédié : les archives restent ainsi séparées du courrier courant. Trois repères de Microsoft sont à connaître :
- un PST ne devrait pas dépasser 20 Go ;
- un élément de plus de 150 Mo n’est pas importé, ce qui se vérifie avant de lancer l’import ;
- le débit est d’environ 24 Go par jour pour une boîte, sans garantie.
L’archive doit aussi être activée et sa taille dépend de la licence : notre comparatif Basic, Standard et Premium donne les différences.
Et les profils Outlook mal configurés ?
On les refait plutôt que de les corriger. Un profil Outlook neuf, relié à la bonne boîte, évite de garder d’anciens réglages. Attention aux PST encore ouverts dans Outlook : Microsoft signale qu’Outlook peut afficher des erreurs s’il cherche un PST déplacé. On les importe, puis on les détache proprement. Si une boîte a déjà été piratée ou présente des règles suspectes, notre article messagerie piratée : que faire donne les points à contrôler.
Comment regrouper plusieurs comptes Microsoft 365 ?
On choisit une seule organisation Microsoft 365, puis on y ramène les boîtes, les fichiers et les licences. Deux points se préparent à l’avance :
- Le domaine. Un nom de domaine ne peut être rattaché qu’à une seule organisation à la fois. Il faut le retirer de l’ancienne avant de l’ajouter à la nouvelle, donc avoir un accès administrateur à l’ancienne.
- La méthode de transfert. La migration directe entre organisations demande une licence spécifique, facturée une fois par utilisateur. Selon le volume, un transfert par PST peut suffire.
Avant de résilier quoi que ce soit, on recense les abonnements en cours, leurs dates d’échéance et les administrateurs de chaque environnement.
Comment partager des documents avec ses clients en sécurité ?
Avec un site SharePoint réservé à ce partage, séparé des documents internes. Microsoft le recommande : les informations confidentielles vont dans un site où le partage externe est désactivé, et l’on crée d’autres sites pour partager. Quelques réglages font la différence :
- Vérifier les réglages dès le départ. Le partage externe est activé par défaut au niveau de l’organisation.
- Préférer un accès avec identification aux liens ouverts à toute personne qui les détient.
- Séparer les clients. Des invités d’un même dossier partagé peuvent voir le nom des autres : chaque client a donc son propre espace.
- Retirer les accès à la fin d’une mission.
Si votre profession a des obligations propres sur la conservation ou la confidentialité, on les reprend avec vous avant de fixer ces règles.
Quelle sécurité mettre en place après la migration ?
Le cloud ne remplace pas la sécurité : il la déplace vers les comptes et les postes. Pour une équipe à distance, le socle tient en quatre points :
- L’authentification multifacteur (MFA) sur tous les comptes, administrateurs compris.
- Un antivirus avec EDR sur chaque poste. Par exemple, Microsoft 365 Business Premium inclut Defender for Business, qui comporte une fonction EDR.
- Une sauvegarde indépendante de Microsoft. OneDrive et SharePoint synchronisent les fichiers mais ne remplacent pas une sauvegarde. APE Conseil est partenaire Veeam.
- La supervision et la maintenance préventive : mises à jour des postes et des applications, alertes, suivi des services Microsoft.
Combien ça coûte, et faut-il s’engager ?
| Poste | Prix | Ce qu’il faut savoir |
|---|---|---|
| Migration | à partir de 499 € HT | Pour un projet simple, comme la reprise d’une messagerie, hors licences. Une migration complète (serveur, messageries, archives, comptes) se chiffre sur devis, après un état des lieux. |
| Infogérance | à partir de 35 € HT par poste et par mois | Avec un engagement de 12 mois. Soit 105 € HT par mois pour 3 postes sur cette base. Le détail des formules est en ligne. |
| Licences Microsoft 365 | Business Premium : 19,06 € HT par utilisateur et par mois avec engagement annuel, 22,87 € HT au mois | Au mois : sans engagement de durée. Prix publics Microsoft relevés le 12 octobre 2026. Basic et Standard coûtent moins cher : voir notre comparatif. |
La sauvegarde indépendante et les options de sécurité s’ajoutent selon le niveau retenu, et le devis les détaille.
Faut-il s’engager sur la durée ?
Pas pour les licences : elles peuvent se payer au mois, sans engagement de durée, à un tarif un peu plus élevé que l’engagement annuel. L’infogérance, elle, est un contrat de 12 mois. La migration se règle une fois, sans abonnement.
Peut-on tout faire à distance, même loin de Lyon ?
Oui, pour une équipe qui travaille déjà à distance : la migration se pilote en ligne et le support aussi. APE Conseil est installé à Rillieux-la-Pape, mais 92 % des incidents sont résolus à distance, avec une prise en charge sous 4 h ouvrées sous contrat. Si une intervention sur place devient nécessaire, le réseau national de 160 agences partenaires prend le relais, partout en France.
Le support s’adresse à des utilisateurs qui ne sont pas informaticiens, avec un interlocuteur unique qui connaît votre environnement : vous n’avez pas à réexpliquer votre installation à chaque appel. Notre guide du contrat de maintenance détaille ce qu’il faut y vérifier.
Check-list avant de se lancer
- Réunir le schéma de l’infrastructure, s’il existe, et les accès administrateur.
- Vérifier si un logiciel métier ou une base de données tourne sur le serveur.
- Mesurer le volume de données et le nombre de fichiers.
- Lister les boîtes mail, leurs hébergeurs et leurs archives PST.
- Recenser les comptes et abonnements Microsoft 365, avec leurs échéances.
- Vérifier qui détient le nom de domaine et l’accès à ses DNS.
- Définir qui a accès à quoi, et ce qui sera partagé avec les clients.
- Choisir les licences : mensuelles ou annuelles, et le niveau de sécurité.
- Prévoir une sauvegarde indépendante avant d’arrêter le serveur.
Questions fréquentes
Peut-on vraiment remplacer un serveur de fichiers par SharePoint et OneDrive ?
Oui, pour les documents : SharePoint sert de disque commun et OneDrive d’espace personnel, et l’on continue à ouvrir ses fichiers depuis l’Explorateur Windows. La réponse change si le serveur fait tourner un logiciel métier ou une base de données : il faut alors traiter ce logiciel à part, avant de pouvoir éteindre le serveur.
Combien coûte la migration d’un serveur vers SharePoint et OneDrive ?
Le prix dépend de ce qu’il y a à reprendre. Chez APE Conseil, un projet simple, comme la reprise d’une messagerie, démarre à partir de 499 € HT, hors licences. Une migration complète (serveur, messageries, archives, regroupement de comptes) se chiffre sur devis, après un état des lieux. L’infogérance démarre à partir de 35 € HT par poste et par mois, avec un engagement de 12 mois.
Faut-il s’engager sur la durée ?
Pas pour les licences : les licences Microsoft 365 peuvent se payer au mois, sans engagement de durée, à un tarif plus élevé que l’engagement annuel (par exemple 22,87 € HT au lieu de 19,06 € HT pour Business Premium, prix publics relevés le 12 octobre 2026). L’infogérance d’APE Conseil, à partir de 35 € HT par poste et par mois, est un contrat de 12 mois.
APE Conseil peut-il prendre en charge une entreprise qui n’est pas à Lyon ?
Oui, pour une équipe qui travaille à distance. APE Conseil, à Rillieux-la-Pape, réalise la migration et le support à distance : 92 % des incidents sont résolus à distance, avec une prise en charge sous 4 h ouvrées sous contrat. Quand une intervention sur place est nécessaire, le réseau national de 160 agences partenaires prend le relais.
Les archives mail peuvent-elles rester accessibles dans Outlook ?
Oui. Le service d’import de Microsoft dépose les fichiers d’archives PST dans la boîte principale ou dans la boîte d’archive de chaque utilisateur, et il peut les placer dans un dossier dédié. Les archives se retrouvent alors dans Outlook, séparées du courrier courant.
Parlons de votre projet
Vous voulez quitter votre serveur sans perdre vos repères ? APE Conseil, partenaire Microsoft à Rillieux-la-Pape, reprend vos fichiers, vos messageries et vos archives, puis assure l’infogérance à distance, à Lyon et partout en France. Demandez votre devis ou appelez le 04 72 10 09 79.
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